Boucling

🔮Contrîle de gestion - Alternante - Conseils en entreprise svp

10 messages

Mise Ă  jour: il y a 5 mois

1
OP
-E

-Etudiante-

il y a 5 mois

Salut,

1) mon tuteur fait une fixette sur Power Bi
il n'est pas possible de lier directement SAP à Power Bi pour ce qu'on fait, on doit forcément faire des extractions excel et leur faire une moulinette de formule pour avoir ce qu'on veut = https://zupimages.net/viewer.php?id=24/44/mt72.png extraction de SAP = extraction de donnée qu'on modifie pour avoir le réalisé et l'engagé

Est-ce qu'il y aurait un intĂ©rĂȘt Ă  faire des tables & des clĂ©s pour suivre des probables / rĂ©alisĂ© / engagĂ© par reporting et connaitre les restes Ă  engager, variation entre 2 reporting ? ça peut se faire sur excel sans faire de tables non ?

2) le plus gros du travail que MOI je vois, c'est son fichier de suivi des budgets. C'est un fourre tout qui donne mal Ă  la tĂȘte avec des croisements avec d'autres fichiers excel
j'aimerais repenser la structure de ce fichier de suivi des budgets (pour ensuite faire son tableau de bord) mais je vois pas par oĂč commencer pour qu'il soit ensuite compatible avec les attentes de mon tuteur

https://image.noelshack.com/fichiers/2016/38/1474490235-risitas434.png je suis un peu démoralisée

DÉTAILS :

https://image.noelshack.com/fichiers/2024/44/1/1730150653-fichier-de-suivi.png voilà ce qu'utilise mon tuteur pour mettre son probable, ça reprend l'engagé et le notifié du fichier ci-dessous
le reste est rajouté à la main à chaque reporting
ce qui est dérangeant c'est que :

- le fichier n'est jamais fixe
- ce n'est pas simple de visualiser les données du dernier reporting lorsqu'on est en train de rédiger celui actuel (faut faire glisser le curseur le long de l'onglet, il y a pas d'indicateur comme le reste à engager / la différence entre le notifié et le probable etc)
- ce document n'est pas exploitable pour faire un tableau de bord
- en haut on peut voir le mois, pour voir un autre mois on glisse sur la gauche ou droite, c'est pas l'idéal. Est-ce qu'il faudrait faire une copie de chaque reporting sur un autre onglet et rajouter une colonne ''mois' ? comme une photo et les coller les un à la suite ? je pense qu'il peut y avoir mieux, car il y a un grand nombre de ligne donc en faisant ça on pourra plus trier par politique (= manager de projet en gros) de façon efficace
- aussi ça permet pas de faire des comparaisons des reportings de chaque mois

OP
-E

-Etudiante-

il y a 5 mois

est-ce que vous pouvez m'expliquer les process existant dans vos boßtes ? je peux essayer de m'en inspirer rien que pour l'organisation des données

OP
-E

-Etudiante-

il y a 5 mois

Je suis dispo pour en discuter en vocal aussi si vous trouvez ça plus simple

[H

[Dr]Greg_House

il y a 5 mois

Bah le but de Power BI c'est de faire des rapports interactifs. Je suis pas un pro mais je touche un peu
Rien ne t'empĂȘche de faire ca sur Excel mais c'est juste moins ergonomique et si tu veux partager ça c'est casse tĂȘte
En soit tu pourrais tout remodeler son Excel avec Power Query et modéliser ça dans Power BI
Ça te permettra dĂ©jĂ  de clarifier la donnĂ©e
Mais clairement tu poses trop de questions pour un Lundi 23h

[H

[Dr]Greg_House

il y a 5 mois

DĂ©jĂ  tu ne pourras rien faire avec des valeurs en colonne, tu vas devoir transposer en ligne, Power query obligatoire
Si tu veux MP moi et on voit ça demain en vocal

OP
-E

-Etudiante-

il y a 5 mois


Bah le but de Power BI c'est de faire des rapports interactifs. Je suis pas un pro mais je touche un peu

est-ce que tu serais d'accord de me montrer ce que vous arrivez à faire sur Power Bi ? j'ai eu quelques cours pendant un semestre à l'étranger mais j'ai à peine effleuré.
Par interactif, à quoi tu penses ? la possibilité de trie </ segments est plus grande grace aux relations ?
Si c'est ça, est-ce que ça serait utile ici ? je veux dire, pour avoir un graphique d'un probable par manager de projet comprenant chaque reporting ou afficher en gros le reste à gagner pour atteindre le notifié pour la fin de l'année... est-ce qu'on a besoin de BI pour ça ?

Pour certaines choses BI est surement intéressant mais là je vois pas la plus-value (en plus on utiliserait la version gratuite)

justement c'est la grosse question, il y a trop de données qui se croisent et qui viennent de différentes sources et qui me seront utiles pour différents buts... donc je vois pas comment l'organiser

Oui je sais désolée ahi mais j'en peux plus de chercher seule, j'arrive pas à avancer réellement

[H

[Dr]Greg_House

il y a 5 mois

L'avantage de Power bi sur ce projet, c'est que les extractions SAP alimenteront un dossier repris comme données pour Power BI
En gros ça va automatiser le reporting, sa mise à jour etc
Par contre il faudra obligatoirement formater les fichiers, si ton boss rajoute une colonne sans prévenir ça marchera plus trop bien
Je peux pas te montrer le rapport que j'ai construit car secret pro, mais j'Ă©tais un peu dans ton cas
Commence déjà à te renseigner sur Power Query ça sera indispensable déjà pour ressortir des stats/indicateurs exploitables
Quand je dis interactif c'est que tu vas pouvoir filtrer et croiser les filtres dans power bi
Tu peux additionner plusieurs filtres en cliquant directement sur les parties du graphique

OP
-E

-Etudiante-

il y a 5 mois


L'avantage de Power bi sur ce projet, c'est que les extractions SAP alimenteront un dossier repris comme données pour Power BI
En gros ça va automatiser le reporting, sa mise à jour etc

le truc c'est que mon extraction SAP part d'une requĂȘte assez gĂ©nĂ©rique donc je dois faire le tri Ă  chaque mise Ă  jour dessus
aussi je suis obligée de passer par les compléments de excel pour la lancer, bref c'est manuel et pas automatique
je fais une maj 2 fois/semaine de cette requĂȘte SAP. A chaque fois j'enregistre un nouveau fichier avec pour nom la date d'actualisation des donnĂ©es.
est-ce que déjà je devrais pas combiner un fichier de chaque mois en 1 seul fichier ? en rajoutant une colonne avec la date
comme ça je peux comparer l'engagé / réalisé entre les reportings

mais bref ce que je veux dire c'est que ça sera pas automatisé Power BI ou pas, tu vois ce que je veux dire ?

oui et c'est ce qu'il fait sur son fichier de suivi actuel, ça bouge partout

mĂȘme en supprimant les donnĂ©es et en gardant que les champs ? ça serait pour voir la structure pas tant les dĂ©tails de chaque cellules

tu disais avoir Ă©tĂ© dans ma situation ,pour te former sur power query t'as utilisĂ© quel ressource le plus ? je regarde des tuto youtube et les pages microsoft un peu mais ça part dans tous les sens et c'est pas forcĂ©ment appliquĂ© au CDG (mĂȘme si je suis d'accord, les bases servent toujours... si t'as trouvĂ© une formation plus prĂ©cise je suis preneuse)

[H

[Dr]Greg_House

il y a 5 mois

Ce que tu peux faire c'est automatiser le formatage que tu fais de l'extraction SAP
Avec Power Query tu formate, filtres les données automatiquement à chaque extraction
Ensuite tu peux te servir de ce qui ressort de Power Query comme source de données pour Power Bi
À chaque fichier que tu ressortiras de SAP, la base de donnĂ©es Power BI s'alimente toute seule, tu n'as pas besoin de combiner des fichiers manuellement ou de faire des actions manuels
Ensuite tu peux créer tes rapports et tableaux de bord avec indicateurs
Dans Power bi toutes les dates et indications de mois sont basĂ©s sur la mĂȘme temporalitĂ© : le calendrier, donc t'as pas de question Ă  te poser lĂ  dessus

Pour me former c'est simple, j'ai expérimenté et regarder 2/3 vidéos YouTube, mais surtout dÚs que je bloque je pose des questions à ChatGPT ça m'aide bien

Clairement c'est trop long à expliquer à l'écrit, si tu veux on voit ça en MP

OP
-E

-Etudiante-

il y a 5 mois


Ce que tu peux faire c'est automatiser le formatage que tu fais de l'extraction SAP
Avec Power Query tu formate, filtres les données automatiquement à chaque extraction
Ensuite tu peux te servir de ce qui ressort de Power Query comme source de données pour Power Bi
À chaque fichier que tu ressortiras de SAP, la base de donnĂ©es Power BI s'alimente toute seule, tu n'as pas besoin de combiner des fichiers manuellement ou de faire des actions manuels
Ensuite tu peux créer tes rapports et tableaux de bord avec indicateurs
Dans Power bi toutes les dates et indications de mois sont basĂ©s sur la mĂȘme temporalitĂ© : le calendrier, donc t'as pas de question Ă  te poser lĂ  dessus

Pour me former c'est simple, j'ai expérimenté et regarder 2/3 vidéos YouTube, mais surtout dÚs que je bloque je pose des questions à ChatGPT ça m'aide bien

Clairement c'est trop long à expliquer à l'écrit, si tu veux on voit ça en MP

J'ai automatisé le formatage en faisant une macro
Mais il y a une partie que je ne peux pas ajouter dans la macro soit la mise Ă  jour des donnĂ©s dans le fichier Excel (ouvert depuis SAP) je dois aller dans les complĂ©ments directement. Et ça, mĂȘme avec power query ça peut pas ĂȘtre automatisĂ© non ?
je sais pas si c'est possible que SAP m'envoie directement dans un dossier des extractions avec la maj des donnés (et la comme tu dis power query ferait le reste sans que j'ai à cliquer sur mon bouton de formatage pour lancer ma macro)

En tout cas ça c' est une partie des donnés
mais le plus compliqué c'est celles qui viennent du fichier de suivi moche que je t'ai envoyé plus haut avec les probables donnés par les managers de projets (à l'oral seulement j'ai l'info). Ce qui me dérange c'est que sur ce fichier, il y a également des donnés qui viennent de l'extraction SAP pour rappeler l'engagé et le réalisé actuel afin de poser le cadre
Je trouve ce croisement des donnĂ©s bizarres MAIS EN MÊME TEMPS comprehensible car c'est galĂšre d'ouvrir 20 fichiers en mĂȘme temps pour savoir le contexte, faut bien voir un condensĂ© d'info quelque part (d' ou l'intĂ©rĂȘt de faire un tableau de bord ?)